Làm việc từ xa hiệu quả với Zalo

Với hoàn cảnh các trường vẫn cho học sinh nghỉ học, nhiều phụ huynh phải lựa chọn làm việc tại nhà để tiện trông con.

Anh H.Minh (Chủ một đơn vị môi giới BĐS – 36t) và chị N.Linh (Nhân viên kế toán – 29t) phải trông 2 bé 5 tuổi và 8 tuổi nên chuyển hẳn sang làm việc online tại nhà. Anh Minh và chị Linh đã khá lo lắng chuyện đảm bảo năng suất công việc.

Tuy nhiên, nỗi lo này đã nhanh chóng được giải quyết vì từ lâu công ty của anh Minh và chị Linh đều đã sử dụng Zalo. Zalo giúp cho công việc vẫn suôn sẻ và dễ dàng dù cho mọi người không gặp mặt nhau.

1. Báo cáo, họp, trao đổi và làm việc mọi lúc mọi nơi

Anh Minh cho phép đến 30% nhân sự làm việc tại nhà. Mọi bàn thảo, xin chỉ thị và trao đổi tài liệu đều được chuyển qua Zalo và Google Drive, Google Docs.

Với tốc độ chat nhanh và ổn định, người dùng Zalo có thể trao đổi công việc ở bất cứ thời điểm và địa điểm nào. Người dùng có thể đăng nhập Zalo vào máy tính cá nhân để làm việc tại nhà, quán cafe hay thư viện. Hoặc thậm chí có thể làm việc ngay khi đang đi đường… chỉ với điện thoại trên tay. Mọi tin nhắn, hình ảnh và văn bản sẽ được đồng bộ song song giữa cả máy tính lẫn điện thoại.

Không chỉ vậy, công ty anh Minh còn thường xuyên sử dụng Zalo To-Do để phân chia và theo dõi tiến độ công việc. Sếp và cấp dưới, các đồng nghiệp sử dụng Zalo To-Do (tối ưu nhất khi sử dụng máy tính) để theo dõi nội dung công việc và thời hạn chốt việc. Xem thêm về Zalo To-Do tại đây.

Anh Minh chia sẻ: “Công ty Bất động sản nên có rất nhiều việc nhỏ nhặt. Trước tôi vẫn hay quên. Các bạn cũng quên do tin nhắn trong nhóm nhiều bị trôi. Từ khi có Zalo To-Do, bản thân tôi và các nhân viên không còn quên nữa, hiệu suất công việc tăng lên hẳn. ”

2. Họp nhóm “ra việc” với Zalo

“Càng sử dụng quen, chúng tôi càng thích họp nhóm qua Zalo” – Anh Minh nhận xét – “Zalo đã phá bỏ định kiến của mọi người về việc họp online không bao giờ ra việc.”

Điểm cộng lớn nhất của làm việc nhóm của Zalo là việc tạo nhóm dễ dàng và gửi tin nhắn nhanh. Đảm bảo tất cả mọi thành viên dù ở đâu đều có thể tham gia và được phổ biến đầy đủ nội dung họp.
Các thành viên nhóm dễ dàng theo sát lịch trình và chi tiết họp nhờ các tính năng Đặt lịch nhắc hẹn, Bình chọn, Giao việc, @ gọi tên…

Hơn thế nữa, Zalo đã tối ưu các chức năng lưu trữ và phân loại thông tin cho nhóm gồm có Gửi file lên tới 1GB, Gửi ảnh nhanh, Tìm hình ảnh và dữ liệu theo tên người gửi/ngày gửi… Nhờ đó việc trao đổi và quản trị tài liệu trở nên tiện lợi hơn rất nhiều.

Cũng giống với công ty anh Minh, hiện phòng kế toán chị Linh đang công tác cũng đang áp dụng làm việc nhóm qua Zalo. Chị Linh hóm hỉnh cho biết “Từ nay, bạn sẽ không phải lo bị sếp mắng vì hỏi đi hỏi lại nguồn tài liệu nữa nhé.”

3. Tối ưu công việc với bộ ba Zalo PC – Điện thoại – Zalo Web

Bộ ba Zalo điện thoại – Zalo PC – Zalo Web giúp người dùng làm việc không giới hạn với thiết bị nào. Vì dụ như chị Linh, với đặc thù công việc kế toán, chị Linh dành một nửa thời gian làm việc trên máy tính và một nửa thời gian trên điện thoại.

Người dùng như chị Linh có thể vừa trao đổi với đồng nghiệp và khách hàng qua điện thoại, trong lúc chỉnh sửa báo cáo trên phần mềm thứ ba, vừa đối chiếu số liệu trên máy tính.

Với Zalo cho máy tính (Zalo PC), người dùng nhanh chóng thao tác chuyển qua lại các công cụ hoặc tab khác nhau. Hơn thế nữa, Zalo PC cũng tối ưu những tính năng tăng hiệu suất làm việc: Chia sẻ nhanh ảnh và văn bản, Kho media tiện lưu trữ và tra cứu dữ liệu, Dán nhãn phân loại nhóm…

Toàn bộ thông tin đều được đồng bộ giữa máy tính và điện thoại. Chỉ cần chiếc điện thoại, người dùng dễ dàng tìm và tải các hình ảnh, văn bản làm việc… tại bất cứ thời gian và địa điểm nào. Tương tự, toàn bộ tài liệu trên công ty được gửi qua Zalo cũng được tiếp cận khi người dùng đăng nhập vào máy tính ở nhà.

Zalo còn vô vàn những tính năng khác hỗ trợ hiệu quả cho làm việc online tại nhà. Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng Zalo song song với các công cụ quản lý công việc khác như Google Drive, Trello, Jira…
Xem thêm các tính năng hỗ trợ làm việc của Zalo tại đây.