Views 4,651 

“Quản lý công việc online, Giao việc online, Giao việc từ xa…” có lẽ là những cụm từ gây đau đầu cho các quản lý. Brie Reynolds- chuyên viên tuyển dụng cấp cao của Remote.co trong một bài phỏng vấn với Business Insider cho biết: “Nhân sự làm việc online cần được đào tạo những tố chất và kỹ năng nhất định cần, từ cách thức giao tiếp cởi mở đến việc bám sát quy trình.”
Tại bài viết này, theo chân Zalo PC cùng tìm hiểu những bí quyết đảm bảo năng suất và hiệu quả Quản lý việc online từ các nhà quản lý khắp Việt Nam.

1. Tiết kiệm thời gian vận hành bằng việc chọn nền tảng vừa giao tiếp vừa lưu trữ dữ liệu.

Anh Lâm – trưởng phòng kế toán của một công ty Xuất Nhập Khẩu ở TPHCM chia sẻ áp lực lớn nhất của làm việc tại nhà là công việc có thể bị chậm. Vì vậy, anh chủ trương giảm tải sử dụng quá nhiều nền tảng hoặc thiết bị khác nhau.

Trước giờ phòng anh chỉ sử dụng Zalo PC cho những trao đổi hoặc cuộc họp đơn giản. Hiện tại, gần như mọi hoạt động đều được thực hiện qua Zalo PC: từ trao đổi thông thường đến họp nhóm… đến việc chia sẻ tài liệu, gửi báo cáo…

Dựa trên nội dung công việc, tầm quan trọng và số người tham gia, anh Lâm sẽ lựa chọn hình thức giao tiếp hợp lý. Nếu như thông báo chung hoặc báo cáo định kỳ chỉ cần chat Nhóm là đủ. Tuy nhiên, thảo luận các vấn đề quan trọng như đánh giá rủi ro, đối soát ngân sách… được ưu tiên qua Gọi Video.

Song song với giao tiếp, anh Lâm sử dụng luôn Kho Media của nhóm chat Zalo PC làm nơi quản lý và tìm lại các loại báo cáo tài chính, hóa đơn, hồ sơ hay tài liệu… nhờ tính chất lưu trữ lâu dài, không lo bị mất và giao diện tìm kiếm tiện lợi. Nhân viên luôn có thể tìm thấy dễ dàng dù truy cập từ nhiều máy hoặc mới tham gia nhóm.

Anh Lâm nhấn mạnh: “Vừa chat vừa gửi tài liệu giúp tốc độ vận hành của nhân sự tăng gấp đôi. Như vậy mới đáp ứng được deadline công việc của phòng Tài Chính chúng tôi”.

2. Họp nhóm “khoa học” và tập trung

Ngoài việc trao đổi thông tin, các buổi họp nhóm để trao đổi để tổng hợp và triển khai ý tưởng cũng quan trọng không kém. Chị H.Hải Anh – trưởng bộ phận Marketing một chuỗi nhà hàng ở Hà Nội đã xây dựng một bộ nguyên tắc riêng cho Họp nhóm.

2.1. Duy trì họp vào khung giờ cố định.

Để đảm bảo mọi nhân sự không quên lịch họp, chị luôn chủ động thông báo lịch họp bằng cách tạo Nhắc hẹn.

2.2. Họp brainstorming thông qua việc GỌI VIDEO NHÓM.

Thay vì chat, chị luôn ưu tiên Gọi Video qua Zalo PC. “Đặc thù của Brainstorming là duy trì không khí hào hứng. Gọi qua Video tạo không khí chân thật như khi gặp mặt trực tiếp, giúp các nhân viên điều chỉnh được tâm trạng, tránh những sự căng thẳng không đáng có”.

2.3. Lưu lại biên bản họp.

Sau mỗi cuộc họp luôn phải có tóm tắt hoặc Biên bản họp. Biên bản họp sẽ được Ghim lại ngay trong nhóm chat Zalo PC bằng tính năng Ghim tin nhắn. Đặc biệt, một số thông tin quan trọng có thể được soạn thành văn bản riêng và gửi lên nhóm.

Tương tự, các cuộc họp với cấp trên, khách hàng hoặc với các phòng khác trong công ty cũng được tiến hành theo công thức tương tự.

3. Quản lý công việc chặt chẽ và đồng bộ bằng Zalo To-Do

Một trong những thách thức của các nhà quản lý khi làm việc từ xa là việc bao quát toàn bộ đầu mục và tiến độ phòng. Để tránh bỏ lỡ công việc hoặc chậm tiến độ, mỗi doanh nghiệp sẽ có 1 cách xử lý riêng để đạt được sự chặt chẽ và đồng bộ.

Anh Ngọc – trưởng nhóm kinh doanh một công ty BĐS ở Đà Nẵng – quản lý công việc dựa trên các yếu tố sau:

• Kiểm soát và thống kê cụ thể các đầu công việc
• Luôn đề ra thời hạn hoàn thành
• Theo dõi tiến độ công việc từng ngày

Cũng là một doanh nghiệp sử dụng Zalo PC làm công cụ giao tiếp chính. Anh Ngọc tiến hành tận dụng giải pháp Zalo To-Do ở ngay trên Zalo… Mỗi buổi sáng, anh sẽ tiến hành kiểm tra lại các đầu việc và lịch họp quan trọng trên danh sách Zalo To-Do.

Sau khi họp phòng đầu ngày, anh sẽ tiến hành phân chia công việc thông qua chính Zalo To-Do để đảm bảo nhân viên không bị sót nhiệm vụ trong quá trình trao đổi thông thường.

Anh chia sẻ “Ban đầu cũng phải tập quen với việc lập thói quen mới, đặc biệt với các nhân viên lớn tuổi, vốn chỉ biết dùng những chức năng cơ bản Zalo PC như trò chuyện, gửi file hoặc gọi thoại 1-1. Sau 1-2 ngày thí điểm, các đồng nghiệp bắt đầu chủ động sử dụng các tính năng Giao Việc, Nhắc Hẹn để trao đổi và theo dõi công việc”

Thống kê cho thấy quản lý công việc hiệu quả tăng 30% hiệu suất. Rất nhiều người đã làm việc tốt hơn nhờ Zalo To-Do.

Link tải Zalo PC tại đây.